Számlázás, sikertelen számlák és könyvelés

A vevőknek kiállított számlák, a sikertelen számlák javítása, és mit kérjen a könyvelőd.

A számlázás három része: mi készül el magától, mit tegyél, ha valami nem sikerül, és mit adj át a könyvelődnek.

Számlázás: a vásárlóknak kiállított számlák

Minden sikeres online vásárlás után a rendszer automatikusan számlát állít ki a saját számlázó fiókodban (Billingo vagy Számlázz.hu), és a vevő emailben megkapja. Ez nem kapcsolható ki, mert a számlázás jogszabályi kötelezettség. A számla kiállítója te vagy, nem a Vibelify.

Mi szerepel a számlán

• Jegytípusonként egy sor: a jegytípus neve, a darabszám és az egységár. A kezelési díj külön sorként szerepel, a jegytípus nevével.
• Kedvezménykódnál a megfelelő sor „(kedvezménnyel)” jelölést kap, a kedvezménnyel csökkentett összeggel.
• Az ÁFA-kulcs az, amit a jegytípusnál az ÁFA (%) mezőben megadtál. Ha üresen hagytad, a számlán „AAM” (alanyi adómentes) szerepel.
• A vevő neve és számlázási címe. Céges vásárlásnál a cégnév és az adószám is: a pénztár magyar adószámnál ellenőrzi az adószám formátumát, hogy a számla ne a hibás adat miatt bukjon el.

Visszatérítés és sztornó

Teljes visszatérítésnél a rendszer a számlát automatikusan sztornózza, és a vevő emailben megkapja a sztornó számlát. Részleges visszatérítésnél (egyedi jegy) a jóváíró számlát neked kell kiállítanod a számlázódban: az ilyen rendelések a Rendelések oldal tetején, a Sztornózandó számlák listán jelennek meg.

Ha a számla nem készül el

A rendelés „Sikertelen” számlával a Kimutatások > Számlázás oldalon látszik, az oldalsávon piros pont jelzi. A javítás menetét a Ha egy számla kiállítása sikertelen rész írja le.

Ha egy számla kiállítása sikertelen

Minden sikeres vásárlás után a rendszer automatikusan számlát állít ki a saját számlázó fiókodban. Ha ez egy rendelésnél nem sikerül, a vevő a jegyét megkapta, de a számla még hiányzik. Ezt neked kell rendbe tenned.

Honnan látod

• Az oldalsáv Kimutatások soránál piros pont jelenik meg, ha van sikertelen számla. Egy esemény kezelésekor csak az adott esemény számláit számolja.
• A Kimutatások > Számlázás oldalon a hibás számla „Sikertelen” állapotban van, alatta a hiba oka látszik.

Mi lehet az oka

• „Sikertelen bejelentkezés” vagy elutasított kulcs: a számlázó kulcsa érvénytelen, visszavont vagy rosszul másoltad be. Ilyenkor a rendszer az összekötést megszünteti, és a jegyárusítás addig szünetel, amíg újra nem kötöd. Emailt is kapsz róla.
• Hiányos vagy hibás vevői adat: például hibás cím vagy adószám. A számlázó elutasítja a számlát, de az összekötésed érvényes marad.
• A számlázó átmeneti hibája: néhány perc múlva újra lehet próbálni.

Hogyan javítsd ki

1. Ha a hiba a kulcs, nyisd meg a Fiók oldal Számlázás részét, és kösd össze újra a számlázódat egy új, érvényes kulccsal. A Barion és számlázó fiók összekötése cikk leírja, hol találod a kulcsot.
2. Várj, amíg az ellenőrzés lefut. A jegyárusítás ezután újraindul.
3. Nyisd meg a Kimutatások > Számlázás oldalt, és a hibás számlánál kattints az Újrapróbálás gombra.
4. Ha a számla ismét sikertelen, a hiba oka a sor alatt újra megjelenik. Ha a vevő adata hibás, kérd el tőle a helyes adatot, vagy keresd meg a Vibelify csapatát.

A számlát jogszabály kötelezővé teszi, ezért a sikertelen számlákat érdemes még aznap rendbe tenni. A piros pont addig marad, amíg minden számla kiállítása sikeres nem lesz.

Könyvelés: mit kérjen a könyvelőd

Mivel te vagy az eladó, a jegybevétel a te könyvelésedben szerepel. A Vibelify abban segít, hogy minden dokumentum és kimutatás kéznél legyen.

• A vevőknek kiállított számlák: a saját számlázó programodban vannak (Billingo vagy Számlázz.hu), onnan exportálhatók. A Kimutatások > Számlázás oldal listázza őket.
• A Barion kivonata: a vevői fizetések és a kártyaelfogadási díjak a Barion-fiókodban látszanak.
• A Vibelify számlája: az esemény vége után 24 órával emailben megkapod a Vibelify díjáról szóló számlát, lásd A Vibelify díja és a számlád.
• Elszámolás: a Kimutatások > Elszámolás oldal eseményenként összeadja az online és a helyszíni bevételt, és levonja a visszatérítést, a jutalékot és a Vibelify díját.
• Rendelések CSV-ben: az esemény Rendelések oldalán az Exportálás gombbal letölthető a rendelések listája.
• Készpénz: a kapus és értékesítői készpénzt az Elszámolás kimutatás Értékesítők készpénze táblázata összegzi, ennek alapján számolsz el az értékesítőiddel.

Az Elszámolás oldal tájékoztató jellegű, a könyvelést nem helyettesíti: a végső összegeket mindig a számláid és a Barion kivonata igazolja.